Cần làm gì trước khi sử dụng công cụ livechat ?

Hãy trả lời những câu hỏi sau để chắc chắn bạn biết bạn sẽ làm gì với công cụ Livechat.

 

 

 

 1, Bạn đã nắm được cách tận dụng tất cả các tính năng của Livechat chưa ?

Trước khi bắt đầu ứng dụng một công cụ nào đó cho website của bạn chắc rằng bạn đã nắm được các thông tin cơ bản về công cụ đó, cách sử dụng, tính năng, quản lý.....

 

 

2, Bạn đã thiết lập một đội ngũ sẽ sử dụng công cụ này trên website của bạn chưa ?

Livechat là công cụ tương tác giữa khách hàng và website, tức là khách hàng và hỗ trợ viên sẽ sử dụng công cụ này để  trò chuyện trực tuyến với nhau. Đối với các website nhỏ có lẽ chỉ cần 1 hỗ trợ viên và bạn tự phụ trách công việc đó, nhưng với các website có lượng giao dịch lớn hơn, bạn cần phải thiết lập 1 đội ngũ hỗ trợ viên và đương nhiên là có đào tạo training cụ thể.

 

 

3, Bạn định cung cấp gi cho khách hàng khi họ chat với bạn ?

Bạn phải xác định khách hàng sẽ nói gì với bạn, sẽ cần gì ở bạn, và bạn có khả năng làm được gì cho họ. Xác định trước các tình huống giả định là cách tốt nhất để bạn có những câu trả lời ngay lập tức và chính xác cho khách hàng. Đừng để sự lúng túng làm chậm quá trình trao đổi, và tuyệt đối KHÔNG thay đổi thông tin đã cũng cấp, tất cả các lời giải thích như “xin lỗi anh/chị, bọn em nhầm” đều không bao giờ được khách hàng thật sự chấp nhận.

 

 

Ngoài ra cũng có thể định hướng khách hàng bằng cách miêu tả trách nhiệm của hỗ trợ viên trên thanh công cụ, khách hàng sẽ tự động hiểu nên hỏi gì.

 

4, Bạn đã có kế hoạch cho thời gian trực hỗ trợ khách hàng chưa ?

Livechat chỉ thật sự phát huy tối ưu tác dụng MỌI LÚC MỌI NƠI của nó khi luôn có nhân viên hỗ trợ đợi chat. Nếu bạn có đông nhân viên, ổn thôi, hãy chia thời gian phụ  trách cho họ, với các phiên bạn trên ngay cả  điện thoại, hộ trợ viên không cần phải ở văn phòng cũng có thể giúp đỡ khách hàng.

Còn nếu bạn tự làm, hãy có thông báo trên khung chat thời gian bạn có thể trả lời họ, như một phép lịch sự và cũng là giải pháp khoa học cho vấn đề thời gian của bạn. Có thể bạn luôn cầm theo người điện thoại nhưng sao bạn có thể thức 24/24.

 

5, Bạn đã lên mẫu cho lời chat của hỗ trợ viên chưa ?

Vấn đề này liên quan đến đào tạo, hãy tạo ra không khí chuyên nghiệp cho website của bạn ngay tại trên không gian ảo qua cách nói chuyện với khách hàng. Hãy thống nhất cách xưng hô, các phép lịch sự tối thiểu trong lời nói.

Tất nhiên việc đối thoại một cách tự nhiên với khách hàng là vô cùng quan trọng nhưng trước đó  có thêm một vài mẫu câu lịch thiệp hay chuyên nghiệp chắc chắn không làm mất điểm đội ngũ hỗ trợ khách hàng  của bạn trong lòng khách hàng đâu.

Đơn giản như hãy luôn gửi lời cám ơn đến họ cho các thắc mắc của họ : “ cảm ơn anh chị đã quan tâm đến dịch vụ/ sản phẩm của bên em !”

 

6, Bạn có tính trước hiệu quả của công cụ và có đo lại không ?

Làm bất cứ việc gì cũng nên xác định mục tiêu trước khi thực hiện. Xác định và chịu khó đo lường hiệu quả thực tế sẽ cho bạn biết bạn đã nhận được những gì khi sử dụng công cụ. Nó cũng chứng minh bạn nghiêm túc với những gì bạn đang làm vói website của bạn.

 

 

Hãy sử dụng Livechat một cách chuyên nghiệp.

 

 

 

By [email protected]